前回 ＜開催日決定～会場予約まで＞に続いて、今回は開催連絡～準備までをお送りします。
まあ、ぶっちゃけ会場の予約さえできていればそんなに問題は起きないはず・・・。
４．コンペ代を決める（ コンペ開催２か月～３Ｗ前）
ゴルフ場の予約ができればプレー代は確定します。これは個人でプレー後にゴルフ場に支払うので、特に幹事で会計に関与することはありません。
ただ、コンペにはほかにもかかるお金があるため、これはプレー代とは別にコンペ代として集める必要があります。
①備品代（始球式ボール、ニアピン・ドラコンのフラッグなど）
OUT,INのスタート組に始球式をやってもらう場合、始球式用のボール（テープとかが飛び出るやつ）が必要なのと、ニアピン・ドラコン競技をする場合はフラッグの準備が必要です。
始球式ボール2個＋ドラコンフラッグ4枚＋ニアピンフラッグ４枚で2,500～3,000円くらい見込んでおきましょう。
伝統的にトロフィーやメダル、トロフィーリボンなんかが必要な場合はそれも備品代として見込みます。（ここら辺は前回の幹事に聞いてみるしかないですね。）
あと細かいところではペンとかテープ、付箋、クジで抽選する場合は専用の箱とか、必要なものがあれば予算に計上しましょう。
②賞品代
コンペといえば、コンペ後の表彰式で表彰する際に賞品を付けるのが一般的？です。
この原資をコンペ代として集める必要があります。
一般的な賞といえば、１位、2位、３位、ベストグロス、ブービー、ブービーメーカー、ドラコン、ニアピンなどですが、それぞれ1,000円としても最低8千円位必要で、1位やベストグロスに色を付けたいとなれば、もう少し予算が欲しいところです。とにかく予算があればあるほど賞品が豪華になりますが、参加者は躊躇するようになるというもろ刃の剣ですね。
上記①②の合計金額を人数で割った額を皆から徴収することになるわけですが、個人的には会社でやる場合は大体一人１～３千円が相場じゃないかと思います。
競技方法によっては、初心者の人は賞品代を巻き上げられるだけという事態にもなるので初めてコースデビューする人はタダにしてあげたり、初参加賞なんか作ってもいいかもしれないですね。
賞品は意外と参加者からの差し入れが来たりするので、メインどころの賞以外はそれで賄うのも手ですが、確実性がないので準備しておいた方が無難です。
あと、予算の繰越ですが、何度か積み立ててトロフィーを買ったり、第１０回記念みたいな大会で商品を豪華にするといった方法もありますが、 いかんせんお金の保管や管理が面倒なので繰越金は最低限になるようにしておいた方がいいでしょう。余った分は募金でもしちゃうのがいいのではないでしょうか。
また、コンペ代をきっちり決めてから参加者募集した方が気持ちがいいですが、参加者が多ければコンペ代も低く収まる傾向にあるので、大体の参加人数の見込みが立つまでは「コンペ代は〇〇円位を想定」みたいにしておいて、並行で参加者募集してしまうのも手です。
賞品の準備はまたあとで別の項として書きます。
５．競技方法とルールを決める（コンペ開催２か月～３Ｗ前）
コンペの競技方法を決めましょう。
伝統的に決まった競技方式がなければ、ハンディ戦にするのか、新ぺリアにするのか、参加者の空気を読んで決めましょう。
競技方法の違いは他のサイトを見てもらえれば細かい内容が載っていると思いますが、新ぺリアの上限なしとかにすれば、だれでも優勝のチャンスが出てきます。
（さすがに超下手で優勝とかになると怒る人がいるよなって場合は制限設けたりハンデ戦にしましょう。）
今後もコンペを継続していく場合は、コンペ独自のハンディを管理していくのもいいかもしれません。
なお、ルールについては基本的には実施するゴルフ場のルール準拠として、スルーザグリーン6インチプレース可とか、1グリップ内パットOKとかのローカルルールを追加するのが良いと思います。
あとはコースの難易度と参加者のレベルを見て救済系のルールを設けるかどうか検討したらいいのではないでしょうか。
６．参加者を集める（コンペ開催２か月～３Ｗ前）
コンペ概要を皆に連絡して、参加者を集めましょう。
ゴルフ大好きな人以外は、開催場所と料金（プレー代＋コンペ代）、他に誰が出るのかを総合的に判断して参加を決めてきますが、コンペプランが維持できるくらいには人を集めたいところです。
人が集まりづらい場合は、偉い人の名前を出して「〇〇さんが出るコンペなんですけど、参加しますよね？」くらいの勢いで人を集めましょう。
まあ、今どきの若い人には通用しないかもしれませんが・・・。
とりあえず２か月前くらいに皆に連絡して、ゴルフ場のキャンセル期限の２～３Ｗ前を締め切りにして募集しましょう。ゴルフ場のキャンセル期限までに余裕を持たせるのは、締め切り過ぎた後で「まだいけますか？」とか言ってくる不届き者や、偉い人から「〇〇部長も出ることになったからよろしく。」とか訳の分からない横やりが発生する可能性があるからです。
微妙に面倒くさいのが、行っても良いけど車無いから誰か乗せてくれる人居ない？？とか言う人がいる場合です。もし、誰か方向が同じで車で来る人が参加申込してきている場合はその人と調整出来るように渡りをつけてあげましょう。
ここで大事なのは、ゴルフ場までの交通手段が調整できている人だけ参加登録扱いにすることです。
たまに参加者の配車管理も幹事の仕事だろとか言う奴がいますが、流石にいい大人なんですから会場までたどり着く迄は個人責任で良いでしょう。
参加募集時に「会場までの交通手段は各自調整の上お申し込み願います」くらい書いても良いかもしれません。
ちなみに、ゴルフ場には迷惑だと思いますが、枠のキャンセルは期限ギリギリまで待ちましょう。
一旦枠をキャンセルしてしまうと再度増やせるとは限らないため、キャンセルは流石にもう変動がないなと見切れてからするようにしましょう。
枠をキャンセルした後で、登録漏れに気付いた。。。なんてことになると冷や汗もんです。
なお、募集締め切りの期限を単純に忘れていたり、最後まで様子をみた後で期限ぎりぎりで申し込んでくる人たちもいるので、締め切り１Ｗ前と締め切り前日にフォローメールを出しましょう。
７．備品・賞品の準備をする（コンペ開催３Ｗ前）
備品・賞品の準備ですが、これは大きく分けて自分で買うか、ゴルフ場に手配するかの2択になります。
備品はゴルフ用品店に自分で買いに行って当日持っていきましょう。
誤差程度ですが、なぜかネット通販よりも実店舗で買った方が安い場合が多い気がします。
なお、開催時間が遅い場合は、備品を当日にゴルフ場のショップで買うこともできたりしますが、開催時間が早いコンペの場合はゴルフ場のショップが開いていないこともあるので、やはり事前準備がいいと思います。
賞品はゴルフ場に手配した方が確実かつ非常に楽ですので、ゴルフ場手配をおすすめします。
（もしかしてそういうサービスをしてくれないゴルフ場もあるのかもしれませんが、今のところお願いしてできなかったところはないですね・・・。）
ゴルフ場に手配をお願いする場合の手順は以下の通りです。
①予約しているコンペ日、予算、予定している賞を連絡して賞品の見積もりをお願いする。
②見積もりが送られてくる。
③良ければ手配を依頼する。（駄目なら駄目な部分を相談してください。あと1000円安くしてとか、冷凍品はやめてとか。）
この際、賞品の内容を食べ物系にするか、ゴルフ用品にするか等の希望を聞かれる場合がありますが、個人的には好みの分かれるゴルフ用品にするよりは食べ物にした方がいいかなと思います。
極端な例だと女性参加者に男性用ゴルフソックスが当たったりすることもあるので。。。
あと、家庭のある人は、賞品が食べ物だと家族の批判的な気持ちを和らげるのに効果があるそうです。
食べ物系にしたいときは、見積もりお願いするときには「食べ物系で」と一言添えてください。
見積もり期限ですが、ゴルフ場にもよると思いますがゴルフ場も準備期間が必要だと思うので、手配をお願いする場合は、キャンセル期限（２Ｗ前）くらいまでには賞品手配をお願いしたい旨を連絡した方がいいと思います。
８．組み合わせを決める（コンペ開催３W～２Ｗ前）
枠だけ予約だけしていて放置していると、キャンセル期限に合わせてゴルフ場から、当日の組み合わせを教えてくださいと連絡が来ます。
たぶん、このパターンはゴルフ場的に「予約だけして忘れてるんじゃないの？」って気にしてくれての連絡だと思うので、事前に組み合わせをいつ頃送るか連絡しておくか、予約サイト使っているのであれば事前に適当にでもいいので同伴者の入力しちゃうのが良いかもしれません。
組み合わせは、なにか目的がある場合はその目的に沿って組んでもらっていいとは思いますが、コンペをスムーズに進めるのであれば３つほどポイントがあります。
①幹事は最初の組に配置する
幹事は最初の組に配置してください。
最後の組にしてしまうと、コンペ後の表彰式の準備時間ありません。大雑把なスコア集計はゴルフ場でやってくれますが、特定の賞を設けていたり、差し入れの賞品をどの賞に割り当てるかなど、意外と作業が発生します。
また、先に上がった偉い人がコンペルームの場所が分からずにウロウロしたりして「幹事が使えん奴だな」なんて訳の分からない批判を受けることがあるかもしれません。
幹事は先に上がって、表彰式の下準備と、ウロついているほかの参加者の誘導なんかを行ったほうがいいでしょう。
②チームの平均グロススコアが同じくらいになるように振り分ける
これは組ごとのプレイ速度に差が付かないようにするためです。
うまい人だけで固めた組があると前の組が全然進まなくてイライラしますし、逆に初心者だけで固めたような組があると、後ろの組に迷惑がかかる可能性が高くなります。
また、OUT,INの組でも差があると、INの人はとっくに上がってるのに、OUTの人が返ってこないなど、色々と運営に支障をきたす場合があるので、なるべく各チームのプレイ速度が均等になるように組み合わせた方がいいでしょう。
まあ、OUT,INの問題は、組み合わせより当日の混み具合で差が出ることの方が大きい気がしますが。。。
③女性がいる組はなるべく前の方に配置する
これは出来たらレベルですが、上がってから表彰式に出てくるまでの時間はどうしても女性の方がかかる傾向にあるので、最後の組とかではなくちょっと前の組にしてあげると、余裕をもって表彰式に出てもらえると思います。
上記が守られていればあとはランダムでも、予約順でもなんでもいいですが、仲が悪い人が同じ組にいたり、せっかくのコンペなのに同じ会社で固まっていたりすると、誰かが「組み合わせ見直さない？」って話を絶対に出してくるので、皆に伝えたときにどう思われるかを考えて組み合わせを作りましょう。
組み合わせを一度発表した後で変更するといろんな憶測を呼ぶので、発表する前に偉い人に見てもらっておくのがベターです。
「いや～この人とこの人は。。。」みたいな話が聞けるかもしれません。
あと、エチケットリーダと、始球式誰がやるのかは、組み合わせ決めるときに留意しておいてください。
OUTは社長が始球式だけど、INは若い人しかいないよ。。。みたいなことにならないように、INにも重役級入れておくとかしましょう。
９．最後の開催連絡をする（コンペ開催１W前～前日）
開催１ｗ前と、前日に開催連絡をしましょう。
忘れてはいけないのが「集合時間と場所」を連絡することです。
当日はいきなりスタートの組の時間にバラバラ集まって勝手にプレーを始めるわけではなく、一旦皆で集合して、ルール確認や当日の流れを確認したりする「開会式」を行いますので、何時にどこに集合するかを連絡してください。
どうすればいいのかわからない場合は、とりあえず最初の組がスタートする30分前にキャディ室前とかでいいと思います。
ちなみに朝早いコンペだと、クラブハウスが開くと同時に入場する人もいるので、クラブハウスが何時から開くのかをゴルフ場に確認して合わせて連絡しておきましょう。
あと、台風なんかが迫っていて中止の可能性があるときは、開催判断をいつまでに行って中止の場合はいつ連絡しますみたいなことを添えてあげるといいと思います。
ちなみに、キャディバッグなんかをゴルフ場に送るのはプレー３日前が期限の場合が多いので、中止判断も３日前にした方がいいですね。
余裕があれば、当日の緊急連絡先や組み合わせ・ルール等を記載した「しおり」みたいなものを作って配布すると、頑張っている感が出ていいと思います。
ちなみに、参加費をどこで回収するのかも決めて連絡しておく必要があります。
一番楽なのは前日までに集金してしまうことです。
職場外からも色々な人が来るのでちょっと無理そうなのであれば、表彰式の前。
（ただ、これは時間をかけると偉い人がイライラするかもしれません。）
偉い人がイライラしない代わりに、一番幹事に負担が大きいのが当日入場時に受付を行って回収ですね。
受付方式には、参加者が当日ゴルフ場に来ているのかをタイムリーに把握できる、知らない参加者の顔と名前が一致させられる、面倒なお金のやり取りをプレー前に済ませられる等々のメリットもあるのでおすすめしないとは言わないんですが、 受付をやるとなると参加者がいつ来るかわからないので下手したら集合時間の２時間前～１５分前まで幹事は受付に張り付きになってしまい大分しんどいです。（大きい大会とかだとやらざるを得ませんが。）
ただ、参加者からすると、ゴルフ場へ行くと「〇〇コンペ様」って机と受付が置いてあるわけで、これも幹事頑張っているな感は出せるかもしれません。（机が置けるかはゴルフ場と相談ですが、大体貸してもらえます。）
何人か幹事がいる場合は交代でやってもいいですが、朝の受付はとにかく面倒臭いのでできるなら参加費は事前回収にして、「当日は受付はありませんので、プレー準備をしたのち集合時間に開会式集合場所にお越しください。」とかの連絡したいものです。
（たまに受付無いのはダメだろ。っていうお爺さんがいるので、一応偉い人に無くて良いかは聞いてみてください。。。）
10.直前準備（前日）
ついに前日です。
とりあえず、いつものゴルフの準備＋幹事用品を忘れていないか確認しましょう。
特に事前に買っておいた備品（始球式ボール、ニアピン・ドラコンフラッグ等）、買っておいた賞品、事前に頂いていた差し入れ品なんかは、持っていくのを忘れると大ヒンシュクです。
差し入れ品なんかが余った場合のためにクジなんかも作っておくと、意外と役に立ちます。
あとは、差し入れや参加者管理をするのに、ペンや付箋、参加者名簿なんかも準備しておくといいですね。
次回、ゴルフコンペの幹事の話-当日編-に続きます。
